Klachtenregeling Speelhof Hoogerzael
Deze klachtenregeling voorziet in een procedure voor het indienen en afhandelen van klachten die betrekking hebben op beleid, activiteiten en voorzieningen van de Stichting Speelhof Hoogerzael, of op (ongewenst) gedrag van of bejegening door medewerkers of bestuursleden van de Stichting.
De klachtenregeling is vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 12 februari 2020.
- Ieder die een klacht heeft, over welk onderwerp ook en hoe ook ontstaan, is gerechtigd haar of zijn klacht in te dienen bij het bestuur.
- De klacht moet betrekking hebben op beleid, activiteiten of voorzieningen van de Stichting of gedragingen c.q. gebeurtenissen op het terrein dat door de Stichting wordt beheerd. Andere klachten zijn niet ontvankelijk.
- Klachten worden schriftelijk, door middel van een brief ingediend bij de secretaris van de stichting. Indienen kan per mail, maar dan moet de brief als PDF bij de mail zijn gevoegd.
- De brief bevat:
– Het onderwerp waarop de klacht betrekking heeft,
– De motivering van de klager,
– Voor zover van toepassing, de datum waarop een voorval heeft plaatsgevonden waarop de klacht betrekking heeft,
– Voor zover van toepassing, de namen van betrokkenen, c.q. medewerkers of bestuursleden van de Stichting,
– Naam en adres van de klager,
– Dagtekening en handtekening van de klager.
- De klager kan in zijn brief verzoeken zijn klacht anoniem te behandelen. Het bestuur respecteert dit verzoek. Naam en adres van de klager dienen te allen tijde bij het bestuur bekend te zijn. Een zonder naam en adres ingediende klacht is niet ontvankelijk.
- De secretaris (of een ander bestuurslid) verzendt aan de klager zo snel mogelijk een ontvangstbevestiging.
- De secretaris brengt voorzitter en penningmeester van de klacht op de hoogte en zendt –onder voorbehoud van geheimhouding – de brief van klager aan hen door.
- Klachten die betrekking hebben op beleid of besluiten van het bestuur, op de uitvoering van activiteiten of evenementen, of op kwesties rondom beheer en onderhoud van het terrein, worden aan de orde gesteld in de eerstvolgende bestuursvergadering. De vergaderingen zijn openbaar.
- Klachten die betrekking hebben op bejegening door of (ongewenst) gedrag van medewerkers of bestuursleden van de Stichting, worden in een besloten klachtencommissie behandeld.
- Het bestuur stelt de klachtencommissie in. Het bestuur brengt de klager op zo kort mogelijke termijn schriftelijk op de hoogte van de procedure die hiertoe gevolgd zal worden en draagt de klacht onverwijld aan de commissie over.
- De klachtencommissie heeft tot taak:
– het onderzoeken van klachten over ongewenst gedrag;
– het adviseren van het bestuur over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht en de te nemen maatregelen;
– het registreren van de aard en de omvang van de binnengekomen klachten en jaarlijks rapporteren aan het bestuur.
- De klachtencommissie bestaat uit drie leden, niet zijnde medewerkers van de Stichting of leden van het bestuur. Zij is onafhankelijk en handelt zonder last of ruggenspraak.
- De klachtencommissie
– stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid te worden gehoord;
– kan overgaan tot het horen van medewerkers en bestuursleden;
– kan overgaan tot het horen van anderen dan de onder a en b genoemde personen;
– van het horen van klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
- De Klachtencommissie verstrekt behoudens aan het bestuur, aan derden geen informatie over de klacht en/of de klachtbehandeling dan na toestemming van de direct betrokkenen.
- De klachtencommissie komt binnen [vier weken] tot een besluit en adviseert dienovereenkomstig het bestuur.
- Het bestuur volgt in beginsel het advies van de klachtencommissie en neemt hierover met gewone meerderheid van stemmen een besluit in een openbare bestuursvergadering. Dit besluit is bindend.
- De klager wordt over het besluit schriftelijk geïnformeerd.
03012020
Heeft u een klacht, dat kunt u indienen via secretariaat@speelhofhoogerzael.nl
